Alle wijzigingen

Rol ‘projectvrijwilliger verandering’ en ‘projectvrijwilliger overig’ toegevoegd
Vanaf nu kan aan een vrijwilliger de rol ‘projectvrijwilliger verandering’ toegekend worden. Dit is vooral bedoeld voor vrijwilligers die zich specifiek richten op de veranderingen vanuit het Meerjarenplan. Daarnaast is ook de rol ‘projectvrijwilliger overig’ beschikbaar gemaakt.  

Let op, deze rol geeft geen extra rechten binnen NOVA.  

Optie ‘Mijn Zonnebloem’ toegevoegd aan menu 
Als onderste optie (soms is scrollen nodig) in het hoofdmenu is ‘Mijn Zonnebloem’ toegevoegd. Als je daarop klikt kom je gelijk bij het inlogscherm van Mijn Zonnebloem. 

Inschrijfformulieren voor vrijwilligers en deelnemers geactualiseerd 
In het afgelopen anderhalf jaar zijn er meerdere wijzigingen geweest die nog niet op de inschrijfformulieren aangepast waren. Vanaf nu zijn de meest actuele versies verkrijgbaar. Je kunt ze bestellen in NOVA via ‘Bestellingen’. 

Naam rol ‘vertrouwenspersoon’ aangepast naar ‘vertrouwenscontactpersoon’ 
De naam van deze rol is aangepast waardoor het beter aanpast bij de inhoud van de rol. 

Overzicht ingeschreven deelnemers en vrijwilligers op alfabetische volgorde 
Bij activiteiten stonden de deelnemers en vrijwilligers niet op alfabetische volgorde waardoor het geheel onoverzichtelijk werd. Dit is nu opgelost.

Weergave van activiteiten voor bestuurders aangepast
Voor bestuursleden wordt de weergave van de activiteiten in de komende dagen aangepast. Vanaf nu staan er bij een activiteit verschillende tabjes, bij deze tabjes vind je de informatie en actieknoppen.

De tabjes zijn als volgt:

• Info
  
• Deelnemers
  
• Vrijwilligers
  
• Partners
  
• Documenten

Het item ‘Budget’ is voorlopig niet beschikbaar. Deze werkte niet optimaal, maar komt later wel weer terug zodra de inhoud verbeterd is.

Daarnaast is bij het overzicht ‘Activiteit Deelnemers met Contact en Vervoer’ de adresgegevens van de deelnemer toegevoegd om makkelijker een vervoerslijst te kunnen maken.

Optie ‘Scootmobiel extra groot’ toegevoegd bij hulpmiddelen deelnemers
Vanaf nu kan ook deze optie gekozen worden als hulpmiddel bij de gegevens van de deelnemer. 

Tekst van mail over overlijden deelnemer of vrijwilliger aangepast
Zodra iemand overleden wordt gemeld door de familie bij het nationaal bureau, wordt dit direct verwerkt. Hiermee wordt ook een mail verstuurd naar het e-mailadres van de afdeling. Deze tekst is nu minder zakelijk gemaakt, er wordt uitgelegd om welke deelnemer of vrijwilliger het gaat en waar je deze persoon nog in NOVA kunt vinden.

Nova Supportsite beter vindbaar vanuit NOVA
De menuoptie ‘Ondersteuning’ is hernoemd naar ‘Help en Ondersteuning’. De link naar de NOVA- supportsite is zo duidelijker vindbaar en de bijbehorende tekst is aangepast. 

Veld vakantiegids ja/nee bij deelnemers niet meer zichtbaar
Sinds enige tijd zijn er geen papieren vakantiegidsen meer beschikbaar. Nova is daar nu op aangepast. Het veld vakantiegids JA/NEE is niet meer zichtbaar bij de huidige deelnemers en kom je ook niet meer tegen bij het aanmaken van een deelnemer. De standaard inschrijfformulieren zullen daar ook op aangepast gaan worden. Het vakantieaanbod is op Zonnebloem.nl te vinden.

Aantal overbodige kolommen bij rapportages verwijderd.
Met name kolommen die alleen onnodige informatie lieten zien zijn verwijderd. Deze kolommen zijn nu niet meer zichtbaar in de rapportages. 

Gekoppelde bezoek/contactvrijwilliger aan een deelnemer zichtbaar bij rapportageactiviteiten
Aan het rapport ‘Activiteiten deelnemers bij geplande activiteiten’ is nu ook de aan de deelnemer gekoppelde vrijwilliger toegevoegd en zichtbaar. Het rapport is te vinden via het menu Rapportages en dan tabje Activiteiten. 

Knoppen en mogelijkheden etiketten downloaden/afdrukken aangepast
Vanaf nu verschijnt er een tussenscherm bij het afdrukken van etiketten waarbij het mogelijk is om met vinkjes aan te geven per deelnemer of vrijwilliger of een etiket gedownload/afgedrukt moet worden. Op deze wijze hoef je niet altijd alle etiketten af te drukken. Standaard staan alle vinkjes op aan. 

Daarnaast zijn de PDF-versies van de etikettenoverzichten verwijderd. Deze bleken in de praktijk zelden gebruikt te kunnen worden. De etiketten zijn nu alleen als Word-bestand beschikbaar bij de knoppen bij "Mijn Afdeling". 

Etiketten bij ingeschreven deelnemers en vrijwilligers bij een activiteit beschikbaar
Vanaf nu is het ook mogelijk om specifiek bij een activiteit etiketten te downloaden/af te drukken van de ingeschreven deelnemers of ingeschreven vrijwilligers. 

Ook hier verschijnt een tussenscherm waarbij het mogelijk is om met vinkjes aan te geven of van een deelnemer of vrijwilliger een etiket afgedrukt moet worden. Je kunt de etiketten benaderen bij een activiteit via het menu rechtsbovenin en dan kun je ‘etiketten deelnemers activiteit’ of ‘etiketten vrijwilligers activiteit’ kiezen. 

Veld ‘extra adresregel’ en ‘toevoeging huisnummer’ aangepast bij deelnemer
De adresvelden hebben een duidelijkere titel gekregen om verwarring te voorkomen.

• Het veld ‘toevoeging’ heet nu ‘toevoeging huisnummer’ (bedoeld wordt: a, bis, etc);
• Het veld ‘extra adresregel’ heet nu ‘extra adresregel tbv kamernummer’

Menu-opties beter zichtbaar
Op de meeste schermen staan bovenin drie knoppen met daarnaast een pijltje. Als je op dat pijltje klikt, verschijnen er meer opties.

Als je nu met je muis op het pijltje staat, verschijnt er een melding hoeveel opties achter dat pijltje zitten.

Tweede telefoonnummer direct in te vullen bij deelnemers
Bij het inschrijven van een deelnemer kan nu direct een tweede telefoonnummer van de deelnemer ingevoerd worden.

Voorheen kon dat alleen later via de knop bewerken. Let op, het gaat echt om het telefoonnummer van de deelnemer, niet om een nummer van contactpersonen van de deelnemer. Die kun je invoeren bij de contactpersonen (bij calamiteiten).

Geslacht opties gewijzigd
De opties die gekozen kunnen worden zijn:

• Man
• Vrouw
• Wil liever niet zeggen
• Anders

Bij de intakegesprekken moet altijd gevraagd worden hoe personen in ons systeem geregistreerd willen worden.

Gekoppelde vrijwilliger zichtbaar op overzicht 'ingeschreven deelnemers bij een activiteit'
Via het rapport ‘activiteiten aantal deelnemers gepland’ kun je per activiteit zien welke deelnemers er ingeschreven staan bij een activiteit. Vanaf nu kun je in dat overzicht, in de achterste kolommen, ook zien welke vrijwilliger aan de deelnemer gekoppeld is.

Schermen bij ‘Activiteiten’ aangepast

• Het overzicht van ingeschreven vrijwilligers is nu in tabelvorm en op alfabetische volgorde van voornaam.
• Ook zijn alle vrijwilligers in één keer te zien en geeft het getal het juiste aantal ingeschreven vrijwilligers aan (dus geen uitklapscherm meer).
• Voor de deelnemers geldt ook dat ze in één keer te zien zijn en op alfabet (achternaam) staan.
• Binnenkort wordt de gehele lay-out van activiteiten verder aangepast om dit overzichtelijker en makkelijker te maken. Dan zijn ook de ingeschreven deelnemers in tabelvorm te zien.

Daarnaast wordt er nog gewerkt aan het verbeteren en makkelijker maken van alles wat met etiketten te maken heeft.

Vrijwilliger kan zelf de eigen adresgegevens aanpassen
Vanaf nu kan een vrijwilliger in NOVA zelf de eigen adresgegevens aanpassen (via ‘Mijn gegevens’ rechts bovenin en dan ‘contactgegevens wijzigen’). Voorheen kon dit alleen voor het telefoonnummer en e-mailadres.

Documentmappen inzichtelijker gemaakt
Er zijn een aantal aanpassingen gedaan aan documenten om het geheel overzichtelijker te maken.
Vanaf nu is het mogelijk om bij een documentmap te zien voor wie deze leesbaar is:

• De afdelingsbestuurder
• De regiobestuurder
• De vrijwilliger (en daarmee zichtbaar voor iedereen binnen de afdeling)

Als je op een documentenmap klikt, verschijnt rechtsboven de documentenmap het zichtbaarheidsniveau.

Daarnaast verschijnt linksboven het geopende document het pad en de naam van de map en de bovenliggende mappen.

Partners (externe contacten)
Er zijn meerdere aanpassingen gedaan bij het onderwerp ‘Partners’ om dit onderdeel (beter) te laten functioneren.

• Het is nu mogelijk om meerdere contactpersonen bij één bedrijf/organisatie in te voeren. Daarnaast kunnen nu ook de adresgegevens van een contactpersoon ingevuld worden.
• Zowel bedrijven als contactpersonen kunnen nu ook verwijderd worden.
• De zichtbaarheid van partners is ook verbeterd en de mogelijkheid om partners beschikbaar te stellen aan andere afdelingen binnen dezelfde regio is toegevoegd. Daarbij is ook te zien of de partner een lokale of een regionale partner is.
• Tot slot zijn de overzichtspagina's verbeterd zodat makkelijker te zien is welke partners er zijn, en wat ze doen.

Aantal overbodige ‘plusjes’ verwijderd
Je kon op verschillende plekken iets nieuws aanmaken waar dat niet hoorde. Bijvoorbeeld bij bestellingen was het mogelijk om vanuit de afgehandelde bestellingen een nieuwe bestelling aan te maken, wat niet logisch is. Deze opties zijn nu verwijderd zodat er minder vergissingen gemaakt kunnen worden.

Steeds meer termen aangepast
Stukje bij beetje worden op steeds meer plekken de benamingen van knoppen en menu's aangepast. Engels termen worden zoveel mogelijk vervangen door Nederlandse woorden en knoppen met een vergelijkbare werking krijgen dezelfde naam.

Contactpersoon voor calamiteiten bij vrijwilligers beschikbaar
Het is nu ook mogelijk om bij de vrijwilliger de ‘contactpersoon voor calamiteiten’ vast te leggen. Dit kan via de ‘vrijwilligerskaart’ en dan ‘bewerken’. In de rapportages van de gegevens van de vrijwilligers staan deze velden in de laatste kolommen. Het betreft de naam van de contactpersoon, een e-mailadres en/of een telefoonnummer en de relatie tot de vrijwilliger.

Keuzelijst interesses voor vrijwilligers aangepast
Bij de vrijwilliger kan een bestuurder, of de vrijwilliger zelf, aangeven waar de interesse ligt. De Engelse titels zijn vervangen door de titels ‘Rollen’ en ‘Interesses’. Bij ‘rollen’ is ‘fietsvrijwilliger’ toegevoegd. Bij ‘interesses’ is ‘Denksport’ toegevoegd en is ‘Muziek’ gesplitst in ‘Muziek luisteren’ en ‘Muziek maken’.

 

Insignes
Nu is bij de vrijwilliger, onderin bij het tabje insignes ook zichtbaar welke insigne de vrijwilliger zal krijgen. Dit geldt voor alle nieuw aan te vragen insignes. Voor eerder uitgegeven insignes wordt dit nog ingelezen in NOVA, maar kan even duren.

Let op: het bestellen van insignes loopt via NOVA en niet via Mijn Zonnebloem, zie verder bij de handleiding. 

Regiobestuurder kan documenten ter beschikking stellen in NOVA voor afdelingsbestuurders
Een regiobestuurder kan nu vanuit de regio-community, menu item ‘documenten’, een map aanmaken die ook voor de afdelingen van die regio zichtbaar is. En daar documenten inzetten, zoals het verslag van de regiovergadering. Indien het vinkje bestuurders aanstaat is dit leesbaar voor alleen de bestuurders. Indien het vinkje uitstaat, is dit voor alle vrijwilligers binnen de regio zichtbaar.

 

Andere bestuursleden en coördinatoren van de afdelingen binnen de regio vindbaar voor bestuursleden
Via ‘Mijn Afdeling’ kunnen bestuursleden onder het kopje ‘Bestuurders/coördinatoren in de regio’ op de link ‘klik hier voor de lijst’ klikken. Vervolgens verschijnt het overzicht met bestuurders en coördinatoren per afdeling met de contactgegevens. Via het zoekveld kun je filteren. Voorbeeld: door ‘secretaris’ in te typen verschijnen alle secretarissen binnen de regio.

Matchen (koppelen van deelnemers aan vrijwilligers) aangepast en overzichtelijker gemaakt
Bij dit onderdeel zijn een aantal aanpassingen gedaan die het makkelijker en overzichtelijk maken.

• Het rapport matches is nu vervangen door een eenvoudiger en duidelijker overzicht. Je kunt nu op de regel van de match klikken en dan opent gelijk het scherm om de match te kunnen aanpassen.
  •  Vanuit dit scherm kun je gelijk of het type koppeling veranderen (contactvrijwilliger of bezoekvrijwilliger). Ook kun je vanuit hier in één keer een andere vrijwilliger koppelen aan de deelnemer. Daarbij wordt de koppeling met de oorspronkelijke vrijwilliger verbroken en kun je een andere vrijwilliger kiezen.
• Ook zijn de velden met allerlei lange nummers niet meer zichtbaar.
• Matches worden nu automatisch verbroken als een deelnemer of vrijwilliger uitgeschreven wordt. Dit hoeft niet meer handmatig gedaan te worden.
• Daarnaast komt de deelnemer van wie de match verbroken wordt bij vertrek van een vrijwilliger, meteen op de lijst van deelnemers die nog bezoekwerk willen hebben. Een deelnemer die uitgeschreven wordt verdwijnt nu automatisch uit deze lijst van personen die bezoekwerk wil.

Tip: Vaak geldt wel dat je even op de knop ‘vernieuwen’ moet klikken of ‘CRTL + F5’ om het scherm even te verversen zodat de wijziging ook direct zichtbaar wordt.

Aantal specifieke functies zichtbaar bij Mijn Afdeling
Bij ‘Mijn Afdeling’ is nu in één oogopslag zichtbaar wie de Contactpersoon Loterij is, wie de Webmaster is en wie de Kascommissie is. Uiteraard indien deze functies toegewezen zijn binnen de afdeling.

Geografische kaartjes bij vrijwilligers en deelnemers
De kaarten werken nu. Als je als bestuurder bij het menu item ‘Vrijwilligers’ of bij ‘Deelnemers’ op de knop ‘kaart’ klikt, verschijnt de plattegrond met daarin wie waar woont.

Activiteiten met status ‘regionaal’ verbeterd
Activiteiten die de status ‘regionaal’ hebben zijn makkelijker te bewerken.
Deze zijn voor alle vrijwilligers binnen deze regio zichtbaar en zij kunnen zich aanmelden als geïnteresseerde. Elke afdeling kan de eigen vrijwilligers en deelnemers aan de activiteit inschrijven en uitschrijven. Uiteraard is het verstandig om met elkaar af te spreken als een regionale activiteit georganiseerd wordt. Elke afdeling ziet daarbij de totale lijst met alle aanmeldingen en inschrijvingen.

Knoppen bij ‘Mijn Deelnemers’ hernoemd
Een vrijwilliger kan via ‘Mijn Deelnemers’ de gegevens zien van de eigen deelnemers waaraan de vrijwilliger gekoppeld is. Onderaan het scherm stond dan ‘Beëindigen’. Dat was een verkeerde term en suggereerde dat de koppeling tussen vrijwilliger en deelnemer verbroken zou worden. De knop is nu hernoemd en heet nu ‘Sluiten’ (omdat het scherm gesloten wordt als je erop klikt). Dit zal de komende tijd op meer plekken in NOVA aangepast worden.

Contrast verbeterd
Op een aantal plekken in NOVA is het contrast van lijnen, vakjes en vinkjes scherper gemaakt. Dit vergroot de leesbaarheid.

 

Functies Coördinator Activiteiten en Coördinator Bezoekwerk beschikbaar in NOVA
Vanaf nu is het mogelijk om in NOVA een vrijwilliger de functie van Coördinator Activiteiten of de functie van Coördinator Bezoekwerk toe te kennen, zie ook het bericht in de nieuwsbrief hierover.

Deze rollen hebben dezelfde rechten in NOVA als dat een bestuurder nu heeft. En de personen die deze functie krijgen kunnen dus alle benodigde handelingen in NOVA doen. Deze functie is bedoeld voor de situatie waarin afdelingen op gemeentelijk niveau gaan besturen met daarbinnen wijken/kernen. Afdelingen die opgaan in een grotere afdeling (op gemeentelijk niveau) kunnen via deze functie in de eigen wijk nog steeds de activiteiten en het bezoekwerk blijven doen en vastleggen in NOVA. Mits ze voldoen aan het profiel. Inmiddels zijn ook de profielen met taken voor coördinatoren beschikbaar.

Deze functies kun je als bestuurder toevoegen via NOVA, naar de vrijwilligerskaart en dan afdelingsfunctie toevoegen. Zie ook de handleiding.

Coördinatoren Activiteit en Bezoekwerk zichtbaar bij Mijn Afdeling
Daarnaast zijn deze coördinatoren nu ook apart zichtbaar bij Mijn Afdeling, zowel voor de bestuursleden als voor de vrijwilligers van de afdeling.

Coördinatoren Activiteiten en Bezoekwerk opgenomen in rapportage bestuurders en coördinatoren voor regiobestuurders
Voor regiobestuurders geldt dat deze coördinatoren nu ook zichtbaar zijn in het rapport met de contactgegevens van alle bestuursleden en coördinatoren van de afdelingen binnen de regio.

‘Oude’ afdelingsfunctie Wijkcoördinator verdwijnt
Er bestond tot nu toe een afdelingsfunctie Wijkcoördinator in NOVA, echter zonder verdere rechten. Deze komt te vervallen. De afdelingen die deze functie toegewezen hebben worden benaderd hoe ze uit de voeten kunnen met de nieuwe functies en/of het veld wijk/kern kunnen gebruiken. De functie is als aangeduid als: Wijkcoördinator (komt te vervallen).

Menu optie omzetten vrijwilliger naar deelnemer
Vanaf nu is het voor een bestuurder zelf in NOVA mogelijk om van een vrijwilliger een deelnemer te maken. Via de vrijwilligerskaart staat rechtsboven achter het pijltje nu de menuoptie 'Deelnemer maken'. Hiermee kun je in één keer een deelnemerskaart aanmaken van de vrijwilliger. Door deze optie is de afdeling niet meer afhankelijk van nationaal bureau om deze handeling te doen.

Let op, het vinkje toestemmingsformulier is daarbij leeg omdat deze persoon alsnog ook het toestemmingsformulier van de deelnemer moet tekenen. Daarnaast moeten de gegevens die specifiek zijn voor een deelnemer nog aangevuld worden.

De vrijwilligersrol die deze persoon heeft wordt niet automatisch afgemeld. Dus als deze persoon niet alleen deelnemer wordt maar ook stop als vrijwilliger, moet de afdelingsfunctie nog afgemeld worden. Hier is bewust voor gekozen omdat sommige deelnemers tegelijkertijd ook een vrijwilligersrol vervullen.

Reden einde bestuurstermijn bij afmelden Afdelingsfuncties
Reden 'einde bestuurstermijn' toegevoegd aan lijst met redenen van afmelden van een afdelingsfunctie. Daarnaast stond de functie van secretatis en Bestuurslid Algemeen per ongeluk twee keer weergegeven in de lijst met afdelingsfuncties.

Hulpmiddelen deelnemer uitgebreid
De keuze 'elektrische rolstoel' is toegevoegd aan de lijst met hulpmiddelen bij de deelnemer

 

Veld 'wijk'
Het veld is hernoemd naar wijk/kern. Daarnaast zijn deze velden bij de deelnemer en de vrijwilliger nu op dezelfde plaats gezet (bij de contactgegevens) zodat het minder zoeken is.

Rapport 'adresgegevens deelnemers per wijk' aangepast
De voornaam, tussenvoegsel en achternaam zijn nu ook in aparte kolommen opgenomen.

Rapport 'Jubileum vrijwilligers' aangepast
Personen die meerdere rollen hebben, waren meerdere keren opgenomen in het rapport (per rol/functie). Nu is voor elke persoon maar één keer zichtbaar hoe lang deze al bij de afdeling is ingeschreven.

Documentenbeheer
De rechten om te bepalen wie wat kan zien (bestuurder of bestuurder en vrijwilligers) zijn beter ingesteld, waarbij de rechten van de bovenliggende documentmap altijd leidend is voor de rechten van de submappen daaronder.

Overige
Aantal visuele aanpassingen, Engelse termen aangepast en een enkele spelfouten verwijderd. Daarnaast werd bij een aantal personen het tussenvoegsel niet goed weergegeven, dat is ook hersteld.

Activiteiten
De startdatum en tijd en einddatum en tijd zijn toegevoegd aan de activiteitenpagina op de vrijwilligerscommunity. Nu is dit ook voor de vrijwilligers zichtbaar.

Optie 'spelletjes' toegevoegd aan lijst met interesses deelnemers
Daarnaast is de lijst met opties op alfabet gezet zodat deze gebruiksvriendelijker is.

Overzicht vrijwilligers kloppend gemaakt
Voor bestuursleden die eerder (ook) bij een andere afdeling actief zijn geweest, waren soms de vrijwilligers van die afdeling nog zichtbaar. Dat is inmiddels opgelost.

Zoekfunctie bij cases 
Inmiddels werkt de zoekfunctie ook bij het onderdeel cases.

Helpteksten
Op een aantal plaatsen zijn de helpteksten (achter het i'tje) verduidelijkt.

Rapportage alle velden deelnemers uitgebreid met veld vinkje kortingspas
Er is nu een veld 'vinkje kortingspas' toegevoegd aan rapportage 'alle velden deelnemer'.

Veld 'Wijk' toegevoegd aan rapportages bij deelnemers en vrijwilligers
Het veld 'wijk' is toegevoegd aan bijna alle rapportages over deelnemers en de rapportages over vrijwilligers. Het veld is achteraan aan de rapportages toegevoegd.

Alleen bestuurders weergegeven bij Mijn Afdeling
Vanaf nu worden alleen bestuursleden weergegeven bij 'Mijn Afdeling'. Eerder werden ook de webmasters, de leden van de activiteitencommissie en de online beheerders weergegeven. Deze personen zijn zeker belangrijk, maar geen gekozen bestuurder.

Veld 'uitnodigen voor activiteiten ja/nee' toegevoegd bij deelnemers 
Op verzoek van veel afdelingen is dit veld toegevoegd. Er zijn regelmatig deelnemers die nooit meegaan en ook geen uitnodiging voor activiteiten hoeven ontvangen. Deze zijn nu herkenbaar. Het veld kan ingevuld worden via de deelnemerskaart en dan de knop bewerken, tabje interesses. Op dit moment is dit bij alle deelnemers leeg, dus een afdeling moet dit nog invullen als je hier gebruik van wilt maken.
Het veld is ook toegevoegd aan het rapport 'Alles van de afdelingsdeelnemer'.

Rapport 'verjaardagslijst deelnemers' aangepast
Het veld 'extra adresregel' is aan het rapport toegevoegd (vaak staan daar bijv. kamernummers in).

Sortering beschikbare activiteiten aangepast
Bij de beschikbare activiteiten staat nu de eerstvolgende activiteit vooraan.

Rol van de webmaster in NOVA gemaakt
Voor het onderhoud van de afdelingswebsite geldt het volgende:

• Alle tabjes van de afdelingswebsite, behalve activiteiten, zijn te beheren door de webmaster via Mijn Zonnebloem, tabje "Beheer afdelingswebsite";
• Het tabje Activiteiten van de afdelingswebsite wordt automatisch gevuld vanuit NOVA. Dat betekent dat daar de informatie ook bijgewerkt moet worden.

De vrijwilligers die de rol webmaster hebben (en geen bestuurslid zijn), kunnen nu ook de informatie bij een activiteit aanpassen in NOVA. Het gaat om de informatie die ook op de afdelingswebsite verschijnt. Dit kan door vanuit NOVA via de vrijwilligers community op de activiteit te klikken. Dan verschijnen de opties om de informatie bij deze activiteit te verwerken. Zij kunnen geen deelnemers of vrijwilligers in- of uitschrijven.

Voor bestuursleden die ook bestuurslid zijn verandert er niets omdat ze als bestuurder alle rechten in NOVA al hebben.

Rapport vrijwilligers met rollen toegevoegd
Via rapportages, tabje vrijwilligers is nu, onderaan, een rapport te vinden waarin alle rollen van de vrijwilliger te vinden zijn. Het rapport heet: "rollen per actieve vrijwilliger"

Bestellingen: specificatie in de bevestiging uitgebreid en de penningmeester krijgt een factuur gemaild
Vanaf nu krijgt de besteller en de secretaris per mail een uitgebreidere specificatie (per regel) van hetgeen besteld is met een prijs per product en een totaalprijs voor de hele bestelling. Op het moment dat de bestelling vanuit nationaal bureau wordt verzonden, ontvangt de penningmeester per mail de factuur hiervan. Het bedrag wordt automatisch geïncasseerd.

Nieuwe vrijwilligers en deelnemers: vinkje toestemmingsformulier nu in de intakeflow
Voorheen kon je dit vinkje alleen aanzetten als de vrijwilliger of deelnemer al ingevoerd was en je naar bewerken ging. Nu kom je het veld al tegen bij het invoeren van de vrijwilliger. Logischer en makkelijker.

Activiteiten bij een deelnemer nu inzichtelijk
Bij een deelnemer is inzichtelijk gemaakt met welke activiteiten deze persoon is meegegaan. Door op een deelnemer te klikken en onderaan op het tabje Activiteiten te klikken. De activiteiten verschijnen dan op volgorde van meest recente datum naar eerdere activiteiten.

Foutmelding netter gemaakt
In een enkel geval kan het voorkomen dat je ergens op klikt waar je geen rechten voor hebt. De melding die daar verschijnt is wat vriendelijker dan voorheen.

Beëindigen van match tussen contact-/bezoekvrijwilliger en deelnemer eerder zichtbaar.
Op het moment dat de match tussen een vrijwilliger en deelnemer beëindigd wordt is dit nu gelijk zichtbaar. Wel moet nog even het scherm ververst worden door 'CRTL + F5' of op de knop vernieuwen te drukken. Voorheen was dat pas de volgende dag zichtbaar wat voor verwarring zorgde.

Bestellen: optie annuleren van de bestelling beter zichtbaar
De knop “Bestelling afronden” is aangepast naar “Bestelling annuleren/afronden” Na het klikken op deze knop verschijnt de mogelijkheid om de bestelling te kunnen annuleren of definitief af te ronden.

Inschrijfformulieren beschikbaar in webshop
Er zijn nieuwe inschrijfformulieren voor vrijwilligers en deelnemers, inclusief toestemmingsformulieren. Deze zijn vanaf nu te bestellen via NOVA (Mijn Afdeling, bestellen, plusje klikken voor nieuwe bestelling).

Ook zullen deze vanaf nu in de welkomstmappen zitten.

De formulieren zijn aangepast naar de beschikbare velden/informatie die in NOVA vastgelegd kan worden.

Etiketten downloaden naar Word
Etiketten kunnen nu worden gedownload in een Word format, dit stond hoog bovenop het wensenlijstje. Voor veel afdelingen geldt dat de PDF versies prima op de standaardstickervellen pasten. Maar niet voor iedereen/ elke browser-printer combinatie. De etiketten worden nu in een Word format opgesteld. Daardoor is het ook makkelijke om zelf invloed op de etiketten te hebben. Bovendien zijn bepaalde etiketten weg te halen als je deze niet nodig hebt.

De Word versies kun je vinden bij Mijn Afdeling en dan achter het pijltje rechts bovenin, naast etiketten voor vrijwilligers. Ze heten:

• Etiketten Deelnemers Doc
• Etiketten Deelnemers + Wijk Doc
• Etiketten vrijwilligers Doc

Printoverzichten bij Activiteiten downloaden naar Excel
Vanaf nu zijn de printoverzichten bij een activiteit ook naar Excel te downloaden. Je vindt ze als bestuurder of activiteitencommissielid achter het pijltje bij een activiteit. De opties heten:

• Activiteit Deelnemerslijst Excel
• Activiteit Deelnemers en Vrijwilligers lijst Excel
• Activiteit Deelnemers met Contacten en Vervoer Excel

Rapportages voor regiobestuurders
Het heeft helaas lang geduurd, maar inmiddels zijn de eerste rapporten voor regiobestuurders aangepast en kloppend. Op de regiocommunity (voor regiobestuurders) staan de volgende rapporten:

• Overzicht afdelingsbestuurders: een overzicht van de afdelingsbestuurders van de afdelingen die tot die regio behoren met hun gegevens
• Overzicht aantal vrijwilligers per afdeling van de regio
• Gemiddelde leeftijd van de vrijwilligers per afdeling van de regio
• Aantal instroom van vrijwilligers dit jaar per afdeling
• Overzicht aantal deelnemers per afdeling van de regio

Uitgeschreven deelnemers niet meer te selecteren bij activiteiten
Vanaf nu zijn deelnemers die zijn uitgeschreven bij de afdeling niet meer te selecteren bij een activiteit. Daarnaast worden ze bij het uitschrijven van de afdeling ook automatisch bij de activiteit uitgeschreven. Bovendien zijn de tellingen bij matches aangepast zodat ze 'meetellen' bij het uitschrijven.

Achter de schermen
Voor de hele organisatie, registratie en afhandeling van workshops zijn nu ook alle processen die door medewerkers van het nationaal bureau gedaan worden in het nieuwe systeem gemaakt.

Daarnaast zijn er diverse aanpassingen gedaan om te voorkomen dat personen dubbel in het systeem komen.

Handleidingen
Inmiddels zijn de eerste handleidingen geactualiseerd en aangepast aan alle laatste wijzigingen. De komende periode zullen alle handleidingen aan bod komen.

Alle gegevens van een deelnemer zichtbaar voor de contactvrijwilliger en/of bezoekvrijwilliger
Het is voor een contactvrijwilliger of bezoekvrijwilliger nu mogelijk om de gegevens van zijn/haar deelnemer te zien. Via het menu Mijn Deelnemers, dan het bolletje voor de deelnemer aanvinken en op openen klikken. Dan verschijnt het overzicht van alle gegevens van die deelnemer waaronder bijvoorbeeld de gegevens van de contactpersonen bij calamiteiten. Als velden leeg zijn, betekent dit dat de informatie niet in NOVA geregistreerd is. Als je wijzigingen wilt doorgeven, kan een bestuurslid deze voor je aanpassen.

Een aantal termen worden nog in het Engels aangegeven, dit wordt later nog aangepast.

Er moet nu altijd een status gekozen worden bij het aanmaken van een activiteit
Het veld status bij het aanmaken van een afdeling is nu verplicht. De optie 'geen' is niet meer mogelijk. Daardoor verdwijnen geen activiteiten meer buiten het zicht van een afdeling omdat deze geen status heeft en daardoor niet wordt getoond.

Knop verwijderen activiteiten werkt
Een bestuurder kan nu een activiteit geheel verwijderen als dat gewenst is. Daarmee is deze voor niemand zichtbaar meer en ook niet meer op de afdelingswebsite. Via de zoekbalk is deze activiteit voor een bestuurder zo nodig nog wel terug te vinden.

Vinkje Toestemmingsverklaring ingevuld bij reeds bestaande deelnemer en vrijwilligers
Bij een deelnemer en vrijwilliger moet bij de intake het toestemmingsformulier getekend zijn. Bij het inschrijven kan een bestuurder dan, na het aanmaken, via de knop bewerken, het vinkje aanzetten.

Dit vinkje stond nog niet aan voor alle bestaande vrijwilligers en deelnemers die vanuit het vorige systeem overgekomen zijn. Terwijl ze wel ooit eens een toestemmingsformulier ingevuld hadden (anders hadden ze niet in het systeem mogen staan). Dit vinkje is nu alsnog gevuld.

Aanmaken van een vrijwilliger of deelnemer die al bestaat in het systeem: mededeling en een automatische case
Als een afdeling een vrijwilliger of deelnemer invoert die al bestaat in het systeem (bijvoorbeeld bij een andere afdeling) dan kreeg je als bestuurder een vervelende en onbegrijpelijke foutmelding. Dit is aangepast. Er komt nu een melding met wat er aan de hand is en dat er automatisch een case aangemaakt en verstuurd is. De case komt bij nationaal bureau binnen om op te lossen. De case en de status daarvan kun je terugvinden bij cases.

Rol van activiteitencommissie in NOVA aangepast en uitgebreid
Tot nu toe werkte de rol van de activiteitencommissie niet goed. Inmiddels is dit aangepast.

Je kunt een vrijwilliger deze rol geven via het toevoegen van de afdelingsfunctie: activiteitencommissie. Als je eenmaal deze rol hebt, kun je bij alle beschikbare activiteiten van de afdeling en hoef je dus niet meer per activiteit toegevoegd te worden als activiteitencommissie (deze knoppen zijn dus ook verwijderd).

Daarna kan deze persoon gewoon inloggen zoals deze gewend was, maar dan via het inlogscherm van bestuurders. Zij hebben bijvoorbeeld niet de rechten om de documentenmap voor bestuursleden te zien. Als je als activiteitencommissielid op een activiteit klikt, kom je bij de pagina om een activiteit te bewerken en kun je alles bij die activiteit aanpassen, vrijwilligers en deelnemers in – en uitschrijven etc.

Voor vrijwilligers die nu voor het eerst deze functie krijgen in NOVA geldt dat na het toevoegen van de functie activiteitencommissie alles goed staat. Voor vrijwilligers die op dit moment de rol al hebben is het advies dat een bestuurder deze rol beëindigt en opnieuw toevoegt vanuit de vrijwilligerskaart bij die persoon.

Een activiteitencommissielid die geen bestuurslid is moet dus wel inloggen via het inlogscherm voor bestuurders (www.zonnebloem.nl/nova) en dan de optie inloggen voor bestuurders.

Veld 'Kan rolstoel duwen' (opties ja/nee/niet ingevuld) bij vrijwilliger toegevoegd

Bij de vrijwilliger kun je nu aangeven of deze in staat is een rolstoel te duwen of niet. Je kunt dit veld bewerken door naar de vrijwilliger te gaan en vervolgens op de knop bewerken. Het veld staat dan onder bijzonderheden.
Het veld is ook toegevoegd aan het rapport 'Alles van de vrijwilliger' via het menu 'rapportages'.

Activiteiten anders en duidelijker weergegeven
De rubricering/weergave van activiteiten is verbeterd, hier bleek veel onduidelijkheid over.

Een vrijwilliger heeft nu de volgende rubrieken:

• Beschikbare activiteiten
  Alle activiteiten die open staan en waar een vrijwilliger zich nog niet voor heeft aangemeld of ingeschreven is en de einddatum van de activiteit nog niet voorbij is.
  
  
• Mijn aangemelde activiteiten
  Alle activiteiten waarvoor een vrijwilliger zich wel aangemeld heeft, maar nog niet ingeschreven is door het bestuur/activiteitencommissie en de einddatum van de activiteit nog niet voorbij is.
  
  
• Mijn ingeschreven activiteiten
  Alle activiteiten waarbij een vrijwilliger is ingeschreven door het bestuur/activiteitencommissie en de einddatum van de activiteit nog niet voorbij is.
  
  
• Afgeronde activiteiten
  Alle activiteiten waarvan de einddatum is verstreken (dus de dag na de datum van de activiteit)

Een bestuurder heeft dezelfde rubrieken met daarbij een extra rubriek: 

• Nog niet gepubliceerde activiteiten
  Alle activiteiten met de status concept. Om alvast te kunnen voorbereiden, zonder dat een vrijwilligers dit al zien.
  Daarnaast zijn de criteria om een activiteit te kunnen zien bij afgerond anders ingesteld zodat minder activiteiten opeens verdwenen lijken te zijn. Wat nu gemaakt wordt is dat de mogelijkheid om activiteiten te verwijderen (werkte niet).

Overige verbeteringen

Op verschillende plaatsen bij Mijn Afdeling stond de zin met de link om een documentmap te kunnen verwijderen of aan te passen onterecht in beeld. Dit is verwijderd.

Daarnaast zijn er diverse functionaliteiten uitgerold voor het registreren en verwerken van de jaarrekeningen door medewerkers van het nationaal bureau.

In één keer e-mailen aan ingeschreven vrijwilligers bij een activiteit

Via de knop “email de vrijwilligers” bij een activiteit, onder het kopje “email de ingeschreven vrijwilligers” kun je vanuit de activiteit in één keer een mail sturen naar de bij de activiteit ingeschreven vrijwilligers. De mailadressen worden automatisch in de BCC van de mail gezet.

Documentmappen voor het bestuur

Inmiddels is het mogelijk om als bestuurder documentmappen aan te maken waar alleen de bestuursleden van een afdeling bij kunnen. Een lang gekoesterde wens van velen.

Als je als bestuurder nu een map aanmaakt staat standaard aangevinkt dat deze alleen zichtbaar is voor bestuursleden in jouw afdeling. Als je wilt dat alle vrijwilligers van de afdeling deze kunnen zien, dan zet je het vinkje uit.

Zichtbaarheid reeds aangemaakte documentmappen

De afgelopen periode hebben bestuurders en afdelingen al documentmappen aangemaakt via de oude methode. Voor deze mappen geldt:

• Alle mappen bij een afdeling zijn zichtbaar voor de vrijwilligers van die afdeling;
• Behalve mappen waar het woord “bestuur” in voorkomt, deze is standaard op ‘Alleen voor bestuurders’ gezet zodat alleen bestuursleden van die afdeling ze kunnen zien.

Als je deze zichtbaarheid wilt aanpassen kan degene die de map heeft aangemaakt dat doen via de link die onder documenten op Mijn Afdeling staat. De handleidingen worden hierop aangepast.

Volgorde weergave bestellingen

Bij de weergave van bestellingen zijn de bestellingen nu op een andere volgorde weergegeven zodat de meest recente bestelling bovenaan staat in plaats van de oudste bestelling. Voor bestellingen geldt dat de komende periode nog een paar verbeteringen doorgevoerd zullen worden.

 

Profielnamen met tussenvoegsel in de naam hersteld
Vanuit de overgang van oud naar nieuw was het tussenvoegsel in profielnamen en sommige rapportages niet goed weergegeven. Nu is het tussenvoegsel in de profielnaam gezet zodat de volledige naam zichtbaar is.

Opschonen huidige documentmappen
Per ongeluk waren een aantal mappen en documenten zichtbaar voor alle afdelingen doordat ze een verkeerde status meegekregen hadden. Deze zijn inmiddels niet meer zichtbaar. Daarnaast zijn onnodige/niet gebruikte menu-items bij documenten verwijderd zodat het overzichtelijker is.

Weergave bestuurders bij 'Mijn Afdeling'
De weergave van bestuurders bij 'Mijn Afdeling' werden willekeurig weergegeven. Deze zijn nu alfabetisch gesorteerd op (voor)naam.

Tekst bij ‘Mijn Afdeling’
De tekst op ‘Mijn Afdeling’ is aangepast zodat de instructie in de tekst weer kloppend is met de werkwijze :

Let op: het contactadres is het postadres van de afdeling. Hier kiest de afdeling zelf welke gegevens er ingevuld worden. En is bedoeld om post voor de afdeling naar toe te sturen (of mailen).
Deze gegevens gaan niet automatisch naar de afdelingswebsite. Dat moet via beheer afdelingswebsite in Mijn Zonnebloem.
Het contactadres aanpassen? Ga naar het pijltje rechtsboven naast de etiketten.

Knop ‘volgen’ bij activiteiten verwijderd
Bij een activiteit in NOVA zat een knop ‘volgen’ deze werkte onvoldoende en riep vragen op. Inmiddels is deze knop verwijderd. Als je het bestuur wil laten weten dat je een activiteit leuk vindt, kun je op het hartje klikken. Wil je echt mee, gebruik dan de knop aanmelden boven de activiteit.

Cases (via menu ondersteuning) nu overzichtelijker
Er zijn nu twee overzichten gemaakt. Eén met “Mijn ingediende cases”, hierbij staan de cases die nog niet afgehandeld zijn. En een overzicht bij “Mijn gesloten cases” Hierbij staan alles cases die wel afgehandeld zijn. Voor beide overzichten geldt dat ze nu ook op datum staan waarbij de meest recente (op basis van datum van indiening) bovenaan staan.

Afbeeldingen bij activiteiten op de afdelingswebsite
Bij de activiteiten op de afdelingswebsite wordt nu de hoofdafbeelding gebruikt die bij deze activiteit in NOVA geplaatst is.

Weergave Volmachten en bankrekening(en) bij Mijn Afdeling

In Nova worden de gegevens bij Mijn Afdelingen, tabje volmachten nu overzichtelijker getoond:

Volmachten:

• De namen van de volmachthouders zijn zichtbaar
•  Het type rekening is zichtbaar (betaalrekening of spaarrekening)

Bankrekeningen:

• Het type rekening is zichtbaar (betaalrekening of spaarrekening)
• Actieve rekeningen hebben een vinkje
• Er worden geen oude (inactieve) bankrekeningen meer vermeld

Geen inactieve vrijwilligers meer in rapporten
Eerder stond er een bericht op deze pagina dat af en een toe een vrijwilliger zichtbaar was bij de rapportages die al uitgeschreven was. Dit is inmiddels voor alle rapporten hersteld. De rapportages zijn een continu onderwerp van verdere verbetering.

Rapportage uitstroom vrijwilligers
Via het menu rapportage/vrijwilligers was er een rapport met afgemelde vrijwilligers te zien. Die was echter altijd leeg en het getal bleef 0, ook al waren er wel degelijk vrijwilligers uitgeschreven. Dat heeft te maken met AVG. Het rapport is daarom weggehaald om geen verwarring te veroorzaken. Wel is onderaan de rapportages bij tabje vrijwilligers de volgende zin opgenomen:

Van uitgestroomde vrijwilligers mogen er in verband met de AVG minder gegevens getoond worden dan in de instroomrapportages. Deze kunnen daardoor niet in het Dashboard getoond worden. Op deze pagina is wel te zien om wie dit gaat.

Via de link achter “op deze pagina” krijg je een lijst te zien met de namen van uitgestroomde vrijwilligers, de einddatum en de reden van uitschrijven.

Toon activiteit op afdelingswebsite
Bij een activiteit kun je via het knopje "Status" aangeven of deze wel of niet op de afdelingswebsite moet worden getoond. Dit werkte niet goed, nu wel.

Relatienummers van vrijwilligers en deelnemers
Bij deelnemers ontbraken relatienummers. Bij nieuwe vrijwilligers waren deze pas na een aantal dagen zichtbaar.
Vanaf nu zijn relatienummers van nieuwe deelnemers of vrijwilligers na 1 dag zichtbaar.

Rapportages activiteiten uitgebreid
Via het menu rapportage, tabje activiteiten zijn vanaf nu 4 rapporten zichtbaar:

• Geplande activiteiten met ingeschreven deelnemers
• Geplande activiteiten met ingeschreven vrijwilligers [Nieuw]
• Aantal deelnemers bij gerealiseerde activiteiten
• Aantal vrijwilligers bij gerealiseerde activiteiten [Nieuw]

Ook zijn de rapporten aangepast zodat als een deelnemer of vrijwilliger uitgeschreven is bij de activiteit, deze ook niet meer in dit rapport voorkomt. Daarmee kloppen ook de aantallen van de deelnemers en vrijwilligers met de aantallen die je bij de activiteit zelf ziet.

Rapportages instroom en uitstroom deelnemers en vrijwilligers verbeterd
Bij al deze rapporten worden nu de juiste telefoonnummers getoond waarbij de volgorde nu Telefoonnummer 1 en Telefoonnummer 2 is. Overigens wordt het rapport afgemelde vrijwilligers nog hersteld omdat de uitgestroomde vrijwilligers nog niet (goed) getoond worden.

Het rapport 'activiteiten aantal deelnemers'
Dit rapport is hersteld (rapportages/deelnemers). Nu worden alle geplande activiteiten waar deelnemers voor ingeschreven zijn getoond. Daarnaast is de onlogische kopregel (optellen van leeftijden etc.) verwijderd.

Er wordt nog gewerkt om het rapport te splitsen in overzichten met ingeschreven deelnemers en overzichten met ingeschreven vrijwilligers. Als deze gemaakt zijn zullen we dat ook hier melden.

Rapportages adressenlijst deelnemers en rapportages adressenlijst vrijwilligers
De samengestelde naam in de kolommen is nu ook verdeeld in aparte kolommen voorletters, voornaam, tussenvoegsel en achternaam. Hierdoor zijn ze makkelijker te gebruiken.

Rapport uitgestroomde vrijwilligers via de link ‘klik hier om naar de uitgestroomde vrijwilligers te gaan.‘
Deze laat nu alleen de vrijwilligers zien die ook echt zijn uitgeschreven bij de afdeling.
Voorheen liet het rapport ook zien als er een functie geëindigd was terwijl de vrijwilliger wel degelijk nog vrijwilliger bij de afdeling is.

Printoverzicht activiteiten
De printoverzichten bij de activiteiten zijn aangepast, waardoor deze eenvoudiger zijn geworden in gebruik. 

Selecteren van meerdere vrijwilligers/deelnemers 
Er waren problemen bij het selecteren van meerderen vrijwilligers of deelnemers bij een activiteit.

Dit probleem is opgelost. Het is vanaf nu weer mogelijk om eenvoudig meerdere deelnemers of vrijwilligers tegelijkertijd te selecteren bij een activiteit. Je selecteert de gewenste deelnemers of vrijwilligers door de Control knop (Ctrl) ingedrukt te houden en de desbetreffende personen te selecteren. 

Nieuwe velden rapportages
Zowel de rapportages bij de vrijwilligers als bij de deelnemers zijn aangevuld met de laatste nieuwe velden. 

Bestellingen
Bestuursleden kunnen nu alle producten in één keer bestellen. Zodra je een bestelling aanmaakt, selecteer je als categorie 'alle producten'. Hierna krijg je een lijst met alle producten, Waarna je de bestelling zoals gewoonlijk kan afmaken. 

Kaartweergave deelnemers
Bestuurders kunnen via het menu-item ‘Deelnemers’ via een kaart alle deelnemers zien. De kaart wordt gevuld o.b.v. de adressen van de deelnemers.

Beheerrechten activiteitencommissie
Vrijwilligers in een lokale afdeling, die lid zijn van de activiteitencommissie, kunnen vanaf nu activiteiten beheren.

Optimalisaties van activiteiten
Er zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd rondom activiteiten. Er kwam bijvoorbeeld een foutmelding als een activiteit zonder deelnemers of vrijwilligers werd verwijderd, die foutmelding komt niet meer voor. Ook kunnen er nu zonder problemen partners worden toegevoegd aan een activiteit en zijn er verbeteringen rondom het beheren van kosten en opbrengsten. Ook kunnen vrijwilligers nu makkelijker worden toegevoegd aan een activiteit door middel van een zoekbalk (net zoals bij de deelnemers).

Koppeling met afdelingswebsite
De koppeling tussen NOVA en de afdelingswebsite is geoptimaliseerd. Afbeeldingen die in NOVA worden geüpload op een activiteit zijn nu ook zichtbaar op de afdelingswebsite.

Zelf wijzigen van factuur- en contactadres
Bestuurders konden niet zelf het factuur- en contactadres van de afdeling wijzigen, dit kon alleen gedaan worden door een medewerker van het nationaal bureau. Bestuurders kunnen deze gegevens nu zelf wijzigen.

Optimalisaties van partners
Er zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd rondom partners. Partners kunnen nu bijvoorbeeld probleemloos worden afgemeld, alle bestuurders kunnen alle partners inzien en er kunnen adresvelden worden toegevoegd bij partners die personen (en dus geen organisaties) zijn.

Optimalisaties van bestellingen
Er zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd rondom bestellingen. Bestellingen die nog niet definitief zijn kunnen worden geannuleerd en een aantal velden zijn verwijderd of gewijzigd om verwarring te voorkomen.

Overige verbeteringen
Er zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd. Bestuurders bij het menu-item ‘Mijn afdeling’ worden beter getoond, tellingen rondom matches worden overal correct doorgevoerd en het logboek wordt goed geladen. Verder zijn er tekstuele aanpassingen en optimalisaties gedaan.

Technische optimalisaties aan de achterkant van het systeem
Er zijn verschillende optimalisaties aan de achterkant van het systeem doorgevoerd, onder andere verbeteringen in de samenwerking met de website, andere systemen en optimalisaties ten behoeve van medewerkers op het nationaal bureau.

Etiketten
Er waren verschillende problemen rondom het afdrukken van etiketten voor vrijwilligers en deelnemers. Bij het afdrukken van de vellen kwamen deze er regelmatig niet correct uit, waardoor ze niet pasten op de stickervellen.

Het heeft helaas lang geduurd maar dit probleem is opgelost. Er passen nu weer 16 adressen op de standaard stickervellen. Er wordt nog steeds gewerkt om het afdrukken van etiketten verder te optimaliseren.

Printoverzichten bij activiteiten
Bij printoverzichten onder activiteiten werden de verkeerde telefoonnummers getoond. Hierdoor waren kolommen vaak leeg of stond er een verkeerd nummer in het printoverzicht.

Dit probleem is opgelost. De juiste telefoonnummers worden getoond in de juiste kolommen.

Optimalisaties voor het nationaal bureau
Er zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd om de ondersteunende processen van het nationaal bureau voor de vrijwilligers makkelijker te laten verlopen.

Bestellen van producten
Het bestellen van producten, zoals promotiemateriaal en wenskaarten kan vanaf nu vanuit NOVA gedaan worden. Je bestelt producten via het menu-item ‘Mijn Afdeling’. Scrol naar de onderkant van de pagina en klik op het tabje ‘Bestellingen’.

Bestellen van insignes
Het bestellen van insignes voor een jubileum van een vrijwilliger kan vanaf nu vanuit NOVA gedaan worden. Je bestelt insignes via de detailpagina van een vrijwilliger. Zoek de desbetreffende vrijwilliger op via de zoekbalk of het via het menu-item ‘Vrijwilligers’. Scrol naar de onderkant van de pagina en klik op het tabje ‘Insignes’.

Registratie van Volmachten op ‘Mijn afdeling’
De volmachthouder(s) van afdelingsrekening is nu zichtbaar op ‘Mijn Afdeling’. Je vindt deze gegevens onderaan de pagina onder het tabje ‘Volmachten’.

Automatiseringen en functionaliteiten voor gebruikers op het nationaal bureau
Er zijn verschillende automatiseringen en functionaliteiten ontwikkeld voor de medewerkers op het nationaal bureau. Zo worden er bijvoorbeeld gegevens ontdubbeld en automatisch vrijwilligerspassen aangemaakt als een lokale bestuurder een nieuwe vrijwilliger aanmeldt. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om afdelingen te fuseren.

Problemen met etiketten en documenten
Er zijn helaas al langere tijd problemen met etiketten en andere documenten. We zijn druk bezig, maar helaas is het nog niet gelukt om tot een oplossing te komen.

Ondertussen is er als alternatief het tabblad 'activiteiten' toegevoegd bij rapportages. Hier kun je per activiteit een Excel lijst uitdraaien met alle gegevens van de personen die mee gaan op een activiteit. Deze lijst kun je exporteren naar Excel en daar naar wens indelen en bijvoorbeeld gebruiken als deelnemerslijst.

Ondertussen blijven we ons best doen om het zo spoedig mogelijk op te lossen.

Controle bij het invoeren van telefoonnummer en postcode op vrijwilliger, deelnemer en partner
Bij het invoeren van een postcode wordt nu een automatische controle gedaan of de postcode correct is ingevuld. De postcode moet bestaan uit 4 cijfers en 2 letters.

Bij telefoonnummervelden (geen streepjes in het nummer) wordt nu ook een controle uitgevoerd. In deze velden moeten 10 cijfers ingevuld worden.

Registeren of een deelnemer aanspraak kan maken op gemeentelijke vergoedingen (bijv. een lokale kortingspas)
Sommige gemeentes vergoeden (deels) activiteiten voor deelnemers. Er kan nu bij een deelnemer worden aangeven of een deelnemer aanspraak heeft/ kan maken op deze gemeentelijke vergoeding. Bij het aanmaken van een nieuwe deelnemer zijn hiervoor velden toegevoegd net als via de knop ‘bewerken’ bij bestaande deelnemers.

Bestuurders kunnen per vrijwilliger een lijst inzien en exporteren van al zijn/haar contact- en/of bezoekvrijwilligers
Bestuurders hebben nu een rapportage waarbij ze per vrijwilliger al zijn/haar contact- en/of bezoekvrijwilligers kunnen zien. Ook zijn hier de NAWTE gegevens van de deelnemer te zien. De rapportage staat onder het menu-item ‘Rapportages’ onder het tabje ‘Vrijwilligers’. De rapportage is, net als alle andere rapportages, te exporteren naar Excel.

Mogelijkheid om een bericht sturen naar alle vrijwilligers op een activiteit
Bestuurders kunnen nu alle ingeschreven vrijwilligers op een activiteit een bericht sturen. Op de detailpagina van een activiteit zie je een blokje met de knop ‘E-mail de vrijwilligers’.

Vrijwilligers zichtbaar in een (geo) kaartweergave
Bestuurders kunnen nu via een kaart de adressen van hun vrijwilligers zien. Via het menu-item ‘Vrijwilligers’ kun je rechtsboven kiezen voor de knop/optie ‘Kaart’. Je ziet hier een overzicht van alle adressen van de lokale afdelingsvrijwilligers. Vergeet niet om eerst de pagina te verversen.

Bepaalde (detail) pagina’s zijn beter op elkaar afgestemd
Verschillende pagina’s zien er nu hetzelfde uit. Bijvoorbeeld de ‘match schermen’ van contact- en bezoekvrijwilligers.

Beëindigde matches worden correct bijgewerkt in het overzicht in de vrijwilligers community
Voorheen als een bestuurder een match beëindigde voor een vrijwilliger, bleef deze match nog steeds zichtbaar in de tabel bij de desbetreffende vrijwilliger in zijn/haar eigen vrijwilligers community. Dit probleem is opgelost. Als een match is beëindigd wordt het overzicht ook in de vrijwilligers community correct bijgewerkt.

Mogelijkheid tot het verwijderen en hernoemen van mappen
Mappen konden voorheen niet verwijderd of hernoemd worden. Een bestuurder kan nu mappen verwijderen en hernoemen.

Afbeeldingen kunnen nu verwijderd worden
Afbeeldingen kunnen nu op verschillende plekken worden verwijderd. Bijvoorbeeld op een activiteit maar ook op het openbaar profiel.

Tekstuele verbeteringen en het verwijderen van Engelse termen
Op verschillende plaatsen waren nog Engelse termen te vinden. Deze zijn gewijzigd naar het Nederlands, verder zijn er op verschillende plaatsen teksten consistenter geworden en verbeterd.

Technische optimalisaties aan de achterkant van het systeem
Er zijn verschillende optimalisaties aan de achterkant van het systeem doorgevoerd. Onder andere verbeteringen in de samenwerking met de website, andere systemen en optimalisaties ten behoeve van medewerkers op het nationaal bureau.

Deelnemers rapportages en dashboards op basis van (specifieke) activiteiten
Er is nu de mogelijkheid om rapportages in te zien o.b.v. van activiteiten. Er zijn drie dashboards en rapportages toegevoegd, namelijk:

1. Geplande activiteiten
2. Aantal deelnemers bij geplande activiteiten
3. Aantal deelnemers bij gerealiseerde activiteiten

In de rapportages zie je alle velden/kolommen die horen bij een specifieke activiteit, zoals type, startdatum en starttijd. Maar vooral zie je velden/kolommen van de deelnemers die zijn aangemeld bij de specifieke activiteit. Zoals voor- en achternaam, NAWTE, mobiliteitsgegevens, vervoersnummers en contactgegevens van de contactpersoon van de deelnemer.

Deze rapportages zijn daarom vooral bedoeld om te exporteren naar Excel zodat de benodigde kolommen gebruikt kunnen worden voor bijvoorbeeld presentie- en vervoerslijsten.

Verder zijn de veldnamen/kolommen omtrent contactpersonen van deelnemers aangepast zodat deze gemakkelijk herkenbaar zijn. Bijvoorbeeld Contactpersoon 2, telefoonnummer contactpersoon 2, e-mailadres contactpersoon 2 etc.

De drie deelnemers rapportages en dashboards omtrent activiteiten zijn te vinden onder het menu-item ‘Rapportages’ onder het tabje ‘Activiteiten’.

Activiteitencommissie op een activiteit
Als je een vrijwilliger wilde toevoegen op een activiteit bleef het scherm soms hangen/laden.

Dit probleem is inmiddels opgelost. Je kunt nu probleemloos een vrijwilliger toevoegen aan een activiteit als activiteitencommissielid.
Wel is het belangrijk dat er minimaal één bestuurder en/of vrijwilliger deze rol heeft in NOVA. Anders blijft het scherm alsnog hangen/laden.

Wijkcode bij vrijwilligers
Veel grote lokale afdelingen maken gebruik van wijken. Vaak worden afdelingsvrijwilligers verdeeld over deze verschillende wijken. Daarom is er nu een veld toegevoegd bij de vrijwilliger gegevens. Hier kunnen indien gewenst bestuurders aangeven bij welke wijk de desbetreffende vrijwilliger hoort. Dit veld was al aanwezig voor deelnemers, maar nu dus ook voor vrijwilligers.

Verbeteringen van partners
Er waren problemen bij het aanmaken en beheren van partners in NOVA. Bij het aanmaken van een partner ontstond regelmatig een foutmelding. Dit probleem is opgelost. Een nieuwe partner kan nu probleemloos worden aangemaakt.
Een aantal rapportages over partners gaven bij een aantal afdelingen verkeerde gegevens weer. Ook dit is aangepast. Elke afdeling ziet nu de correcte gegevens en partners bij de partner rapportages.

Kosten en opbrengsten bij een activiteit
Kosten- en opbrengstposten bij een activiteit waren na invoeren slecht leesbaar. Het onderwerp van de kosten- en opbrengstposten op de activiteitdetailpagina is gewijzigd. De posten zijn nu beter leesbaar.

Toevoegen bestuurder bij een activiteit
Als een bestuurder zichzelf, of een collega bestuurder wilde toevoegen aan activiteit kwam er regelmatig een foutmelding. Dit probleem is opgelost. Bestuurders kunnen zichzelf en collega bestuurders nu probleemloos toevoegen aan activiteit.

Keuze van afdeling bij aanmaken activiteit
Vrijwilligers die bestuurder zijn bij meerdere afdelingen konden vaak maar voor één van hun afdelingen activiteiten aanmaken. In de laatste stap bij het aanmaken van een nieuwe activiteit kun je nu kiezen voor welke afdeling de activiteit aangemaakt moet worden.

Optimalisaties omtrent gegevensuitwisseling
Er zijn aan ‘de achterkant’ van NOVA meerdere optimalisaties doorgevoerd omtrent gegevensuitwisseling. Deze optimalisaties zorgen voor een beter en efficiëntere werkwijze voor medewerkers op het nationaal bureau.

Problemen bij eerste keer inloggen
Sommige gebruikers konden na de eerste keer inloggen geen gebruik maken van NOVA. Een aantal zagen alleen ‘de groene balk’ of kwamen niet voorbij het goedkeuringsscherm / privacyverklaring.

Dit probleem komt niet meer voor. Als alternatief is de privacyverklaring te lezen in alle welkomstmails en op de supportsite.

Contact- en factuuradres van de afdeling zijn ingevuld
Het contact- en factuuradres zijn voor de afdelingen die over zijn gegaan naar NOVA niet goed meegenomen vanuit het oude vrijwilligerssysteem. Inmiddels is dat opgelost. De gegevens en velden worden ingelezen zoals ze ook in het oude vrijwilligerssysteem stonden.

Correctie van gegevens van verenigingsconsulent
Bij sommige afdelingen stond de verkeerde of geen verengingsconsulent ingevuld. Inmiddels is dit opgelost. Alle afdelingen hebben nu de gegevens van hun verenigingsconsulent zichtbaar bij het menu-item ‘Mijn Afdeling’.

Bestuurders bij ‘Mijn afdeling’ tonen een titelaanduiding
Bij het menu-item ‘Mijn afdeling’ zie je rechts bovenaan de pagina een blokje met de bestuurders van jouw afdeling. Als een bestuurder een dubbele rol in de afdeling heeft zie je de bestuurder twee keer staan.

Om verwarring te voorkomen staan nu onderaan de naam van de bestuurder en welke rol deze bestuurder heeft. Als een bestuurder twee of meerdere rollen in de afdeling heeft zie je de bestuurder dus nog wel dubbel, maar nu met titelaanduiding. Bijv. secretaris en voorzitter.

Verbeteringen en aanpassingen omtrent telefoonnummer 1 en 2
Bij het aanmaken van een nieuwe deelnemer werd het ingevulde telefoonnummer geplaatst in veld telefoonnummer 2. Het telefoonnummer wordt nu geplaatst in het veld telefoonnummer 1.

In de adressenlijst van deelnemers was alleen de kolom telefoonnummer 2 zichtbaar. In de adressenlijst zie je nu beide kolommen, telefoonnummer 1 en 2.

Verbeteringen en aanpassingen op de vrijwilligers detailpagina
De twee meest gebruikte functies/knoppen op de vrijwilligers detailpagina zijn beter zichtbaar en dus makkelijker te vinden. De knoppen ‘bewerken’ en ‘Afmelden vrijwilliger(functie)’ staan nu direct zichtbaar op de pagina in plaats van achter het pijltje naar beneden.

 

Ondersteuning

Alle gebruikers kunnen nu via NOVA een verzoek voor ondersteuning doen. Dit kan via het nieuwe menu-item: ‘Ondersteuning’. 
Bijv. vragen stellen over functies en taken in NOVA. 

Vrijwilligers

Er is nu de mogelijkheid om bij een vrijwilliger aan te geven of iemand een verpleegkundige of verzorgende is. 


Etiketten
Bestuurders kunnen nu etiketten aanmaken vanuit NOVA (via ‘Mijn Afdeling’). 

• Voor alle actieve vrijwilligers. 
• Voor alle actieve deelnemers. 
• Voor alle actieve deelnemers o.b.v. wijk.  

Activiteiten

Bestuurders kunnen nu eenvoudiger deelnemers toevoegen aan een activiteit via een zoekbalk. 
Bestuurders kunnen bij een activiteit nu ook een locatie opgeven. 
Bijv. de naam van een gebouw, i.p.v. alleen maar aan adres. 
Bij een activiteit kun je de NTE-gegevens (Naam, Telefoon, E-mailadres) van de activiteitcoördinator zien.  

Activiteiten

De indeling (blokken) van activiteiten is geoptimaliseerd.  
De lijst met deelnemers is gesorteerd o.b.v. eerste letter van de achternaam. 


Rapportages: 

Mogelijkheden rondom rapportages zijn uitgebreid bijv.: 

• Rapportages hebben nu meer filter en sorteringsmogelijkheden. 
  Bijv. alfabetisch sorteren o.b.v. achternaam. 
• Rapportages mogelijkheden rondom activiteiten. 
  Bijv. een deelnemerslijst van de activiteit met adresgegevens. 
• Een rapportage omtrent de uitstroom van vrijwilligers. 
  Dit vind je onder de lijst van vrijwilligers bij het menu-item ‘Vrijwilligers’.

 

Diverse verbeteringen

• Documenten kunnen verwijderd worden; 
• Afgemelde deelnemers en vrijwilligers zijn niet meer te vinden via het zoekveld;   
• Vrijwilligers kunnen elkaar nu eenvoudig opzoeken; 
• Vrijwilligers ziet nu ook de aan hem/haar gekoppelde deelnemers; 
• Bestuurders kunnen nieuwe partners aanmaken; 
• Bestuurders kunnen matches maken binnen in een bepaalde afdeling; 
• Datum en tijd invoer bij activiteiten is aangepast; 
• Bij de eerste keer inloggen blijft het ‘Algemene voorwaarden’ scherm niet meer hangen. 

Vrijwilligerscommunity

• Een vrijwilliger kan nu zijn eigen deelnemers zien onder het menu-item ‘Mijn Deelnemers’. Hier zie je een tabel met alle contact- en/of bezoekdeelnemers en de bijbehorende contactgegevens. 
• Een vrijwilliger kan zichzelf nu aan- en/of afmelden voor een activiteit. 

Bestuurderscommunity

Optimalisatie omtrent activiteiten. 

• Vrijwilligers beheren.
• Beschrijving van bestaande activiteit aanpassen.
• Naam van een locatie toevoegen bij activiteit: bijv. ‘De Stenge’.

 

 

Bestuurderscommunity

De problemen rondom matchen zijn opgelost. 

• Nadat je op ‘Match vrijwilliger’ hebt geklikt op de detailpagina van een deelnemer opent er een venster waarin je via een keuzemenu een vrijwilliger uit jouw afdeling kan koppelen aan de desbetreffende deelnemer. 
• Het zoeken naar een vrijwilliger werkte hier niet goed. Inmiddels is dit opgelost en kun je alle vrijwilligers uit een afdeling opzoeken. 
• Bestaande matches tussen vrijwilligers en deelnemers kunnen nu beëindigd worden; 
• Als een deelnemer al een bestaand contact en/of bezoekvrijwilliger match heeft met een vrijwilliger, kan er nu wel meerdere contact en/of bezoekvrijwilligers toegewezen worden.  

 

De eerste release van NOVA

Regio de Zeeuwse Eilanden bijt de spits af met deze eerste versie van NOVA.