Veelgestelde vragen

Algemeen

Ik ben bestuurder bij meerdere afdelingen en/of regio(’s). Hoe werkt dat?

Als je bestuurder bent bij meerdere afdelingen en/of regio(’s) dan zie je in NOVA alle deelnemers, vrijwilligers en activiteiten van jouw afdelingen en/of regio(’s) bij elkaar in de bestuurder community.

Als je bijvoorbeeld kijkt bij het menu-item ‘Vrijwilligers of ‘Deelnemers’ dan zie je hier alle vrijwilligers en deelnemers uit jouw afdelingen en/of regio’s bij elkaar staan.

Via rapportages kun je inzien welke personen en activiteiten bij welke afdeling en/of regio hoort. Ook kun je via de detailpagina’s van vrijwilligers, deelnemers of activiteit zien onder welke afdeling de persoon of activiteit valt.

Je kunt bij het menu-item ‘Mijn afdeling’ inzien bij welke afdelingen en/of regio’s je actief bent.

Zijn er verschillen in (mutatie) rechten tussen bestuurders?

In het oude vrijwilligerssysteem hadden bestuurders verschillende (mutatie) rechten. Een secretaris kon bijvoorbeeld alles zien en muteren terwijl een bestuurslid bezoekwerk alleen zaken kon inzien en muteren omtrent bezoekwerk.

In NOVA hebben alle bestuurders dezelfde rechten. Alle bestuurders kunnen dus dezelfde gegevens inzien en muteren.

Mijn etiketten drukken niet correct af, wat nu?

Op sommige printers drukken etiketten niet goed af. Dat komt omdat sommige printers en PDF-applicaties (zoals Adobe) het formaat van de afdruk standaard op ‘A4’ zetten. Als je het afdrukformaat wijzigt naar ‘Letter’ of ‘100%’ worden de etiketten wel goed afgedrukt.

Het wijzigen van deze instelling verschilt per printer en/of PDF-applicatie. Bij vrijwel alle opties kun je, nadat je op het printteken hebt geklikt, de instellingen van jouw printopdracht aanpassen. Bijvoorbeeld via ‘meer instellingen’ of ’pagina-indeling’. Vervolgens zie je een veld waar je door middel van een keuzemenu het printformaat kan aanpassen van ‘A4’ naar ‘Letter’. Ook kan je hier vaak het formaat aanpassen naar 100%.

Inloggen/account activeren

Kan ik inloggen met het account van Mijn Zonnebloem?

Je kunt niet met de bestaande gegevens van je huidige Mijn Zonnebloem account inloggen op NOVA.
Om de eerste keer in NOVA in te kunnen loggen ontvang je een e-mail met daarin je gebruikersnaam en een link die je kunt gebruiken om je wachtwoord voor NOVA in te stellen.

Toestemmingsverklaring

Als je je account voor NOVA activeert geef je toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Toestemmingsverklaring verwerking persoonsgegevens vrijwilliger

Activiteiten

Ik ben webmaster, waarom kan ik geen activiteiten aanmaken?

De rol "webmaster" heeft in NOVA geen bestuursrechten. Daarom kan een vrijwilliger met de rol webmaster, in tegenstelling tot de oude situatie, geen activiteiten beheren in NOVA. Alleen bestuursleden kunnen dit. Als een webmaster dus niet óók een bestuursfunctie heeft, dan kan deze geen activiteiten meer beheren. Nieuwe activiteiten toevoegen of bestaande activiteiten aanpassen zal dan dus door een bestuursvrijwilliger gedaan moeten worden. De webmaster kan nog wel de andere onderdelen (nieuws, ervaringen, vacatures, sponsoren) van de afdelingswebsite aanpassen.

Deelnemers

Waarom zie ik geen deelnemers?

Het kan soms enkele seconden duren voordat de deelnemers op de pagina ingeladen worden.
Krijg je na 10 seconden nog geen deelnemers in beeld, vernieuw dan de pagina door deze opnieuw in te laden. Weet je niet hoe je een pagina opnieuw moet laden, bekijk dan de uitleg op Wikihow.

Waarom zie ik deelnemers van verschillende afdelingen bij elkaar?

Ben je bestuurder in meerdere afdelingen of regiobestuurder én afdelingsbestuurder, dan zie in de bestuurderscommunity alle deelnemers van deze afdelingen bij elkaar staan.

Je ziet onder het menu-items 'Deelnemers’ dus alle deelnemers van jouw afdelingen en/of regio(‘s) staan. Door naar rapportages of naar de detailpagina van een deelnemer te gaan, kun je zien in welke afdeling(en) deze persoon staat geregistreerd.

Vrijwilligers

Waarom zie ik geen vrijwilligers?

Het kan soms enkele seconden duren voordat de vrijwilligers op de pagina ingeladen worden.
Krijg je na 10 seconden nog geen vrijwilligers in beeld, vernieuw dan de pagina door deze opnieuw in te laden. Weet je niet hoe je een pagina opnieuw moet laden, bekijk dan de uitleg op Wikihow.

Waarom zie ik vrijwilligers van verschillende afdelingen bij elkaar?

Ben je bestuurder in meerdere afdelingen of regiobestuurder én afdelingsbestuurder, dan zie in de bestuurderscommunity alle vrijwilligers van deze afdelingen bij elkaar staan.

Je ziet onder het menu-items 'Vrijwilligers’ dus alle vrijwilligers van jouw afdelingen en/of regio(‘s) staan. Door naar rapportages of naar de detailpagina van een vrijwilliger te gaan, kun je zien in welke afdeling(en) deze persoon staat geregistreerd.

Partners

Kunnen partners ook gebruik maken van NOVA?

Nee, dit is niet mogelijk, partners kunnen niet inloggen in NOVA.
NOVA is alleen toegankelijk voor afdelingsvrijwilligers van de Zonnebloem.

Wat is NOVA en voor wie is het?

Wat is NOVA?

NOVA is een toekomstbestendige online omgeving voor vrijwilligers en biedt extra mogelijkheden voor afdelingen en vrijwilligers om hun werk makkelijker en overzichtelijker te maken. Zo kunnen zij er werkzaamheden coördineren, activiteiten plannen, deelnemers en vrijwilligers aan elkaar koppelen en contact leggen met elkaar. Ook vervangt NOVA de Online Afdelings Administratie (OAA), waarin afdelingen de gegevens van hun vrijwilligers en deelnemers vastleggen. Maar de nieuwe omgeving is meer dan alleen een plek waar bestuursleden de vrijwilligers- en deelnemersadministratie doen. NOVA biedt ook mogelijkheden voor de overige (afdelings)vrijwilligers. Zo kunnen zij zich er aanmelden voor een activiteit van hun afdeling (zodra het afdelingsbestuur een activiteit heeft aangemaakt) en berichten achterlaten. In de loop der tijd zal NOVA verder worden ingericht, uitgebreid en verbeterd. NOVA is onderdeel van het ICT-project Zonnewende en is/wordt net als de meeste andere onderdelen ontwikkeld in Salesforce.

Waar staat de afkorting NOVA voor?

NOVA staat voor Nieuwe Online Vrijwilligers Applicatie.

Vervangt NOVA de Online Afdelings Administratie (OAA)?

Ja, NOVA vervangt de OAA, waarin afdelingen de gegevens van hun vrijwilligers en deelnemers vastleggen. Maar NOVA biedt meer mogelijkheden, ook voor de overige afdelingsvrijwilligers. Het is de bedoeling dat op termijn ook projectvrijwilligers, zoals (vaar)vakantievrijwilligers en vrijwillige chauffeurs gebruik gaan maken van NOVA.

Is NOVA de nieuwe Mijn Zonnebloem?

Nee, NOVA en Mijn Zonnebloem zijn twee verschillende omgevingen en blijven naast elkaar bestaan. Wel gaat de Online Afdelings Administratie (OAA) van Mijn Zonnebloem naar NOVA.

Voor wie is NOVA?

NOVA is voor alle vrijwilligers. Afdelingsbestuurders houden er de deelnemers- en vrijwilligersadministratie in bij. Maar ook voor de overige afdelingsvrijwilligers biedt NOVA diverse mogelijkheden. Zo kunnen zij zich in NOVA aanmelden voor een activiteit van hun afdeling (zodra het afdelingsbestuur een activiteit heeft aangemaakt) en berichten achterlaten. Op termijn wordt het aantal mogelijkheden in NOVA uitgebreid. Het is de bedoeling dat op termijn ook projectvrijwilligers, zoals (vaar)vakantievrijwilligers en vrijwillige chauffeurs gebruik gaan maken van NOVA.

Is NOVA alleen voor bestuursleden?

De huidige OAA is alleen voor bestuursleden toegankelijk; zij houden daarin de afdelingsadministratie bij. De afdelingsadministratie wordt in NOVA nog steeds alleen door bestuursleden gedaan. Maar daarnaast biedt NOVA ook mogelijkheden voor de overige afdelingsvrijwilligers. Zo kunnen zij zich in NOVA aanmelden voor een activiteit van hun afdeling (zodra het afdelingsbestuur een activiteit heeft aangemaakt) en berichten achterlaten. Op termijn wordt het aantal mogelijkheden in NOVA uitgebreid. Het is de bedoeling dat op termijn ook projectvrijwilligers, zoals (vaar)vakantievrijwilligers en vrijwillige chauffeurs gebruik gaan maken van NOVA.

Is NOVA alleen voor afdelingen en hun (bestuurs)vrijwilligers?

Het is de bedoeling dat op termijn ook projectvrijwilligers, zoals (vaar)vakantievrijwilligers en vrijwillige chauffeurs gebruik gaan maken van NOVA. Maar eerst gaan de afdelingen en hun (bestuurs)vrijwilligers op de nieuwe online omgeving over.

Ik ben afdelingsvrijwilliger, moet ik NOVA gebruiken?

Het gebruik van NOVA wordt zeker aangeraden, maar als afdelingsvrijwilliger ben je niet verplicht om NOVA te gebruiken. NOVA is bedoeld om jou en je afdeling te ondersteunen en het werk als vrijwilliger te vereenvoudigen. NOVA biedt nu en in de toekomst mogelijkheden om jouw vrijwilligerswerk makkelijker en leuker te maken. Afhankelijk hoe jouw afdeling NOVA (in de toekomst) gaat gebruiken, kan het zijn dat deze wel van je verwacht dat je NOVA gaat gebruiken.

Het is aan te raden om in ieder geval je account te activeren, zodat je direct gebruik kunt maken van NOVA als dat nodig is. Tot eind mei zit een speciaal team klaar om alle nieuwe gebruikers hierbij goed te ondersteunen.

Ik ben bestuurder, moeten mijn afdelingsvrijwilligers gebruik maken van NOVA?

Het gebruik van NOVA wordt zeker aangeraden, maar afdelingsvrijwilligers zijn niet verplicht om NOVA te gebruiken, tenzij het afdelingsbestuur dit van hun vrijwilligers verwacht. NOVA is bedoeld om te ondersteunen en het werk als vrijwilliger te vereenvoudigen. NOVA biedt nu en in de toekomst mogelijkheden om het vrijwilligerswerk makkelijker en leuker te maken.

Het is voor vrijwilligers aan te raden om in ieder geval hun account te activeren, zodat zij direct gebruik kunt maken van NOVA als dat nodig is. Tot eind mei zit een speciaal team klaar om alle nieuwe gebruikers hierbij goed te ondersteunen.

Waarom NOVA en hoe is het tot stand gekomen?

Waarom is NOVA nodig?

NOVA (Nieuwe Online Vrijwilligers Applicatie) is een belangrijk onderdeel van het grote overkoepelende ICT-project Zonnewende. Lees hier meer over Zonnewende. NOVA is een toekomstbestendige online omgeving voor vrijwilligers en biedt extra mogelijkheden voor afdelingen en vrijwilligers om hun werk makkelijker en overzichtelijker te maken. Ook draagt NOVA bij aan de veiligheid van privacygevoelige informatie en biedt het nieuwe mogelijkheden om met elkaar in contact te komen en te blijven.

Hoe is NOVA tot stand gekomen?

Binnen het project Zonnewende is de projectgroep ‘IT & Communicatie voor vrijwilligers’ aan de slag gegaan met het bouwen van een nieuwe, toekomstbestendige online omgeving voor vrijwilligers. Dit gebeurde steeds in kleine stappen van drie weken. Een testgroep van vrijwilligers heeft de vorderingen regelmatig getest. Op 11 oktober 2022 is de regio Zeeuwse Eilanden als ‘kopgroep’ als eerste overgestapt op NOVA. De regio is daarbij extra begeleid. Alle ervaringen worden verwerkt in het overgangsproces van alle andere afdelingen, die in het voorjaar van 2023 op NOVA overstappen.

Hoe zijn vrijwilligers bij de ontwikkeling van NOVA betrokken?

Bij het ICT-project Zonnewende, en dus ook bij NOVA, kijken en denken vrijwilligers uit de commissies ICT in bedrijf en de ICT-commissie op de achtergrond mee over de strategie en aanpak. Zij vormen het klankbord voor zowel het nationaal bureau als voor de vrijwilligers. Daarnaast zijn er voordat het project NOVA begon, interviews afgenomen met vrijwilligers om te achterhalen wat ze graag terug willen zien in de nieuwe vrijwilligersomgeving. Toen het eenmaal zo ver was om NOVA te gaan bouwen is er een testgroep met vrijwilligers opgericht, die de vorderingen regelmatig heeft getest. Alle ervaringen die door de commissies en de testgroep zijn opgedaan zijn en worden verwerkt in het overgangsproces van alle andere afdelingen, die in het voorjaar van 2023 op NOVA overstappen.

Hoe verhoudt nova zich tot de AVG?

NOVA is zo ingericht dat het voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Van OAA naar NOVA

Hoe word ik op de hoogte gehouden van de overgang naar NOVA?

Vrijwilligers van afdelingen worden per e-mail op de hoogte gehouden.
Heb je (nog) geen e-mails ontvangen? Kijk dan in de "spam-folder" of "ongewenste e-mail" van je e-mailprogamma of app.
Alle verzonden e-mails zijn ook op de NOVA themapagina van Mijn Zonnebloem te bekijken.

Kunnen wij als afdeling/bestuur straks in NOVA hetzelfde als nu in de OAA?

Volgens de privacywet AVG mag je als afdeling alleen de gegevens van vrijwilligers en deelnemers vastleggen die nodig zijn om het Zonnebloemwerk goed te kunnen doen en onderlinge contacten te onderhouden. Medische gegevens, zoals een ziekte, welke medicijnen iemand gebruikt of naam van de huisarts, mogen niet worden vastgelegd. In de OAA gebeurt dat nu nog wel en daarmee voldoen we als Zonnebloem dus niet aan de wet. NOVA is AVG-proof ingericht en biedt dus geen vrije velden meer waar je als afdeling medische of andere privacygevoelige gegevens in kunt vullen. Omdat afdelingen veel waarde hechten aan een goede voorbereiding van hun activiteiten, hebben we gezocht naar een manier waarop er toch een aantal belangrijke zaken kan worden uitgevraagd. De oplossing is gevonden in zogenaamde gesloten of vaste velden, waarin een of meer keuzes kunnen worden aangevinkt. Zo is er plaats om aan te geven welk hulpmiddel iemand gebruikt, zoals een stok of rolstoel. Ook interesses en hobby’s kunnen worden vastgelegd, want die informatie is nodig bij het organiseren van het Zonnebloemwerk. Kijk hier welke vaste velden terugkomen in NOVA en welke vrije velden verdwijnen.

Zijn er in NOVA helemaal geen vrije velden meer?

Omdat afdelingen veel waarde hechten aan een goede voorbereiding van hun activiteiten, hebben we gezocht naar een manier waarop er toch een aantal belangrijke zaken kan worden uitgevraagd. De oplossing is gevonden in zogenaamde gesloten of vaste velden, waarin een of meer keuzes kunnen worden aangevinkt. Zo is er plaats om aan te geven welk hulpmiddel iemand gebruikt, zoals een stok of rolstoel. Ook interesses en hobby’s kunnen worden vastgelegd, want die informatie is nodig bij het organiseren van het Zonnebloemwerk. Kijk hier welke vaste velden terugkomen in NOVA en welke vrije velden verdwijnen.

Wat als we als afdeling toch extra informatie nodig hebben voor het organiseren van een activiteit?

Heb je als afdeling of vrijwilliger extra informatie nodig om een activiteit te organiseren, zoals iemands beperkingen, zorgbehoeften of dieetwensen? Dan mag je deze gegevens ten behoeve van de activiteit eenmalig uitvragen. Na de activiteit dienen ze dan wel te worden vernietigd.

Kan alleen de secretaris in NOVA?

In NOVA krijgen alle bestuursleden dezelfde rechten. Dus alle bestuursleden kunnen gegevens bewerken en toevoegen.

Mijn afdeling gebruikt een gezamenlijk emailadres, kan ik dat blijven gebruiken?

We zien dat er afdelingen zijn die één emailadres gebruiken, bijvoorbeeld bestuur.afdelingzonnebloem@gmail.com. Dat kan wel gebruikt worden om te vermelden in externe communicatie, maar niet om te gebruiken als gezamenlijke inlog voor Mijn Zonnebloem en straks NOVA. In NOVA moet elke vrijwilliger een eigen persoonlijk e-mailadres gebruiken.

Moet ik van de huidige data in de OAA een back-up maken?

Het is niet nodig om een back-up te maken van alle persoonsgegevens. Als jouw afdeling over is naar NOVA is het nog een aantal dagen mogelijk om in de OAA terug te kijken of NOVA alle gegevens bevat. Een uitzondering daarop zijn de documenten. Deze dienen wel gedownload te worden, en na de overgang op NOVA opnieuw geüpload te worden.

Wat doe ik als iemand die geen emailadres had, nu een inlogaccount wil?

Voor de toegang tot NOVA of Mijn Zonnebloem is een computer, tablet of smartphone nodig. Als iemand daar de beschikking over heeft, dan verwachten we dat deze ook een emailadres heeft. Heeft men deze niet, dan adviseren we om deze persoon een gratis emailadres bij bv Gmail.com of Outlook.com aan te vragen, en dit emailadres door de secretaris toe te laten voegen bij de contactgegevens van deze persoon.

Via de menuoptie 'Ondersteuning in NOVA' kun je als bestuurder vervolgens voor de vrijwilliger een verzoek indienen om voor deze persoon een inlogaccount te maken. Hiervoor zijn de volgende gegevens nodig: naam vrijwilliger, afdeling en emailadres.

Ik wil in de huidige OOA blijven werken, en niet met NOVA

Dat is niet mogelijk, alle afdelingen zullen gebruik gaan maken van NOVA. De OAA zal kort na de overgang niet meer beschikbaar zijn.

De verdere uitrol van NOVA

Hoe kan ik verbeteringen of wensen doorgeven?

Het is mogelijk om via NOVA verbeteringen en wensen door te geven. Dit helpt ons om NOVA steeds beter te maken.

Kan/moet ik Zonboek blijven gebruiken?

Zonboek staat los van NOVA en Mijn Zonnebloem, en zal op dezelfde manier als nu gebruikt kunnen blijven worden.

Kan ik NOVA gebruiken op tablet of smartphone?

NOVA is grotendeels bruikbaar op een smartphone of tablet, maar is er nog niet voor geoptimaliseerd. Er zijn bepaalde onderdelen die alleen goed werken op een laptop of desktop.

Is NOVA een programma of app welke ik op mijn computer, tablet of smartphone moet installeren?

Nee, je hoeft niets te installeren. NOVA gebruik je in de browser waarmee je ook bv Mijn Zonnebloem en andere websites bezoekt.