Nieuws
Hier vind je het laatste nieuws over NOVA
11 oktober 2023
Profielnamen met tussenvoegsel in de naam hersteld
Vanuit de overgang van oud naar nieuw was het tussenvoegsel in profielnamen en sommige rapportages niet goed weergegeven. Nu is het tussenvoegsel in de profielnaam gezet zodat de volledige naam zichtbaar is.
In één keer e-mailen aan ingeschreven vrijwilligers bij een activiteit
Via de knop 'email de vrijwilligers' bij een activiteit, onder het kopje 'email de ingeschreven vrijwilligers' kun je vanuit de activiteit in één keer een mail sturen naar de bij de activiteit ingeschreven vrijwilligers. De mailadressen worden automatisch in de BCC van de mail gezet.
Documentmappen voor het bestuur
Inmiddels is het mogelijk om als bestuurder documentmappen aan te maken waar alleen de bestuursleden van een afdeling bij kunnen. Een lang gekoesterde wens van velen.
Als je als bestuurder nu een map aanmaakt staat standaard aangevinkt dat deze alleen zichtbaar is voor bestuursleden in jouw afdeling. Als je wilt dat alle vrijwilligers van de afdeling deze kunnen zien, dan zet je het vinkje uit.
Zichtbaarheid reeds aangemaakte documentmappen
De afgelopen periode hebben bestuurders en afdelingen al documentmappen aangemaakt via de oude methode. Voor deze mappen geldt:
- Alle mappen bij een afdeling zijn zichtbaar voor de vrijwilligers van die afdeling;
- Behalve mappen waar het woord “bestuur” in voorkomt, deze is standaard op ‘Alleen voor bestuurders’ gezet zodat alleen bestuursleden van die afdeling ze kunnen zien.
Als je deze zichtbaarheid wilt aanpassen kan degene die de map heeft aangemaakt dat doen via de link die onder documenten op Mijn Afdeling staat. De handleidingen worden hierop aangepast.
Opschonen huidige documentmappen
Per ongeluk waren een aantal mappen en documenten zichtbaar voor alle afdelingen doordat ze een verkeerde status meegekregen hadden. Deze zijn inmiddels niet meer zichtbaar. Daarnaast zijn onnodige/niet gebruikte menu-items bij documenten verwijderd zodat het overzichtelijker is.
Volgorde weergave bestellingen
Bij de weergave van bestellingen zijn de bestellingen nu op een andere volgorde weergegeven zodat de meest recente bestelling bovenaan staat in plaats van de oudste bestelling. Voor bestellingen geldt dat de komende periode nog een paar verbeteringen doorgevoerd zullen worden.
Weergave bestuurders bij ‘Mijn Afdeling’
De weergave van bestuurders bij ‘Mijn Afdeling’ werden willekeurig weergegeven. Deze zijn nu alfabetisch gesorteerd op (voor)naam.
Tekst bij ‘Mijn Afdeling’
De tekst op ‘Mijn Afdeling’ is aangepast zodat de instructie in de tekst weer kloppend is met de werkwijze :
Let op: het contactadres is het postadres van de afdeling. Hier kiest de afdeling zelf welke gegevens er ingevuld worden. En is bedoeld om post voor de afdeling naar toe te sturen (of mailen).
Deze gegevens gaan niet automatisch naar de afdelingswebsite. Dat moet via beheer afdelingswebsite in Mijn Zonnebloem.
Het contactadres aanpassen? Ga naar het pijltje rechtsboven naast de etiketten.
Knop ‘volgen’ bij activiteiten verwijderd
Bij een activiteit in NOVA zat een knop ‘volgen’ deze werkte onvoldoende en riep vragen op. Inmiddels is deze knop verwijderd. Als je het bestuur wil laten weten dat je een activiteit leuk vindt, kun je op het hartje klikken. Wil je echt mee, gebruik dan de knop aanmelden boven de activiteit.
3 oktober 2023
Relatienummers van vrijwilligers en deelnemers
Bij deelnemers ontbraken relatienummers. Bij nieuwe vrijwilligers waren deze pas na een aantal dagen zichtbaar.
Vanaf nu zijn relatienummers van nieuwe deelnemers of vrijwilligers na 1 dag zichtbaar.
Weergave Volmachten en bankrekening(en) bij Mijn Afdeling
In Nova worden de gegevens bij Mijn Afdelingen, tabje volmachten nu overzichtelijker getoond:
Volmachten:
- De namen van de volmachthouders zijn zichtbaar
- Het type rekening is zichtbaar (betaalrekening of spaarrekening)
Bankrekeningen:
- Het type rekening is zichtbaar (betaalrekening of spaarrekening)
- Actieve rekeningen hebben een vinkje
- Er worden geen oude (inactieve) bankrekeningen meer vermeld
Toon activiteit op afdelingswebsite
Bij een activiteit kun je via het knopje "Status" aangeven of deze wel of niet op de afdelingswebsite moet worden getoond. Dit werkte niet goed, nu wel.
Afbeeldingen bij activiteiten op de afdelingswebsite
Bij de activiteiten op de afdelingswebsite wordt nu de hoofdafbeelding gebruikt die bij deze activiteit in NOVA geplaatst is.
Rapportage uitstroom vrijwilligers
Via het menu rapportage/vrijwilligers was er een rapport met afgemelde vrijwilligers te zien. Die was echter altijd leeg en het getal bleef 0, ook al waren er wel degelijk vrijwilligers uitgeschreven. Dat heeft te maken met AVG. Het rapport is daarom weggehaald om geen verwarring te veroorzaken. Wel is onderaan de rapportages bij tabje vrijwilligers de volgende zin opgenomen:
Van uitgestroomde vrijwilligers mogen er in verband met de AVG minder gegevens getoond worden dan in de instroomrapportages. Deze kunnen daardoor niet in het Dashboard getoond worden. Op deze pagina is wel te zien om wie dit gaat.
Via de link achter “op deze pagina” krijg je een lijst te zien met de namen van uitgestroomde vrijwilligers, de einddatum en de reden van uitschrijven.
Geen inactieve vrijwilligers meer in rapporten
Eerder stond er een bericht op deze pagina dat af en een toe een vrijwilliger zichtbaar was bij de rapportages die al uitgeschreven was. Dit is inmiddels voor alle rapporten hersteld. De rapportages zijn een continu onderwerp van verdere verbetering.
Cases (via menu ondersteuning) nu overzichtelijker
Er zijn nu twee overzichten gemaakt. Eén met “Mijn ingediende cases”, hierbij staan de cases die nog niet afgehandeld zijn. En een overzicht bij “Mijn gesloten cases” Hierbij staan alles cases die wel afgehandeld zijn. Voor beide overzichten geldt dat ze nu ook op datum staan waarbij de meest recente (op basis van datum van indiening) bovenaan staan.
29 september 2023
Rapportages activiteiten uitgebreid
Via het menu rapportage, tabje activiteiten zijn vanaf nu 4 rapporten zichtbaar:
- Geplande activiteiten met ingeschreven deelnemers
- Geplande activiteiten met ingeschreven vrijwilligers [Nieuw]
- Aantal deelnemers bij gerealiseerde activiteiten
- Aantal vrijwilligers bij gerealiseerde activiteiten [Nieuw]
Ook zijn de rapporten aangepast zodat als een deelnemer of vrijwilliger uitgeschreven is bij de activiteit, deze ook niet meer in dit rapport voorkomt. Daarmee kloppen ook de aantallen van de deelnemers en vrijwilligers met de aantallen die je bij de activiteit zelf ziet.
Handleidingen worden geactualiseerd en aangevuld
Nu de komende weken veel items verbeterd worden in NOVA zullen ook de handleidingen geactualiseerd en aangevuld worden.
15 september 2023
Foutmelding bij invoer nieuwe vrijwilliger of deelnemer
Momenteel komt het soms voor dat er bij het invoeren van een vrijwilliger of deelnemer een foutmelding ontstaat: “in deze stroom heeft zich een onafgehandelde fout voorgedaan”
Dit komt voornamelijk voor bij het invoeren als een vrijwilliger of deelnemer al in het systeem bestaat (bijvoorbeeld bij een andere afdeling). Als bestuurder kun je hier niets aan doen.
Dien een case in en dan zal nationaal bureau de gewenste koppeling maken. Dat geldt ook als je van een vrijwilliger een deelnemer wilt maken. Uiteraard wordt er gewerkt aan een structurele oplossing zodat deze foutmelding niet meer ontstaat.
Rapportages instroom en uitstroom deelnemers en vrijwilligers verbeterd
Bij al deze rapporten worden nu de juiste telefoonnummers getoond waarbij de volgorde nu Telefoonnummer 1 en Telefoonnummer 2 is. Overigens wordt het rapport afgemelde vrijwilligers nog hersteld omdat de uitgestroomde vrijwilligers nog niet (goed) getoond worden.
13 september 2023
Het rapport 'activiteiten aantal deelnemers'
Dit rapport is hersteld (rapportages/deelnemers). Nu worden alle geplande activiteiten waar deelnemers voor ingeschreven zijn getoond. Daarnaast is de onlogische kopregel (optellen van leeftijden etc.) verwijderd.
Er wordt nog gewerkt om het rapport te splitsen in overzichten met ingeschreven deelnemers en overzichten met ingeschreven vrijwilligers. Als deze gemaakt zijn zullen we dat ook hier melden.
Rapportages adressenlijst deelnemers en rapportages adressenlijst vrijwilligers
De samengestelde naam in de kolommen is nu ook verdeeld in aparte kolommen voorletters, voornaam, tussenvoegsel en achternaam. Hierdoor zijn ze makkelijker te gebruiken.
Rapport uitgestroomde vrijwilligers via de link ‘klik hier om naar de uitgestroomde vrijwilligers te gaan.‘
Deze laat nu alleen de vrijwilligers zien die ook echt zijn uitgeschreven bij de afdeling.
Voorheen liet het rapport ook zien als er een functie geëindigd was terwijl de vrijwilliger wel degelijk nog vrijwilliger bij de afdeling is.
28 augustus 2023
Printoverzichten activiteiten
Er wordt gekeken naar mogelijkheden om de printoverzichten bij activiteiten ook in Excel te kunnen maken.
Afdelingen en afdelingsbestuurders zichtbaar in regiocommunity's
Voor regiobestuurders geldt op dit moment dat in de regiocommunity niet alle afdelingen/afdelingsbestuurders goed of volledig weergegeven worden. Er wordt aan een oplossing gewerkt.
Verjaardagslijst bij deelnemers
Momenteel is het rapport zo gemaakt dat het de deelnemers toont op volgorde van de verjaardagsdatum. Sorteren op naam of een andere kolom is nog niet eenvoudig te doen. Er wordt aan een oplossing gewerkt.
14 augustus 2023
Inschrijfformulieren
Nu de meeste velden in NOVA bekend zijn, zullen op basis hiervan nieuwe inschrijfformulieren gemaakt worden. Zodra deze beschikbaar zijn melden we dat op Mijn Zonnebloem.
Start -en einddatum verplicht invullen bij activiteit
Als dit niet gedaan wordt dan kan het zijn dat je de activiteit niet meer kunt benaderen.
Relatienummers nieuwe deelnemers niet direct zichtbaar
Op de deelnemerspagina zie je op dit moment nog geen relatienummer in beeld. Binnenkort is deze wel zichtbaar.
Relatienummers nieuwe vrijwilligers niet direct zichtbaar
Momenteel kan het tot een week duren eer deze zichtbaar worden.
Vinkje toestemmingsformulier Opgelost 15-08-2023
Het vinkje van het toestemmingsformulier deelnemers werkt niet optimaal. Op de deelnemerspagina kun je deze niet aanvinken.
Etiketten
Binnenkort is het mogelijk om een selectie te maken van de adressen die je uit wil printen.
3 augustus 2023
Toewijzen vrijwilliger aan activiteit
Sinds kort krijg je helaas een foutmelding als je een vrijwilliger aan een activiteit probeert toe te wijzen via ‘vrijwilligers beheren’. Er wordt met hoge prioriteit gewerkt aan een oplossing.
Oude informatie van vrijwilligers en deelnemers
Binnen NOVA is op een aantal plekken informatie zichtbaar die weliswaar klopt, maar eigenlijk niet getoond hoort te worden. Het gaat vooral om oude rollen van vrijwilligers of personen die geen rol meer hebben. Dit gebeurt vooral bij de rapportages. Langzaam maar zeker wordt dit de komende tijd aangepast.